Lo smart working o lavoro agile è un’opportunità da almeno dieci anni. Ma c’è voluta l’emergenza del coronavirus per farlo conoscere ed accettare al grande pubblico. Vediamo, allora, come ci si organizza per lo smart working.
Innanzitutto è fondamentale organizzare una postazione di lavoro efficiente. E’ importante riprodurre la stessa organizzazione che si aveva in ufficio. Computer, fogli, documenti, cerca di organizzarli come in ufficio.

Organizza il tuo tempo seguendo gli stessi ritmi che seguivi in ufficio. Accendi il pc ad inizio mattina, concediti il solito tempo per la pausa pranzo, termina il lavoro all’orario abituale. Non sempre lavorare tra le mura di casa può essere facile. Spesso si deve fare i conti con continue distrazioni come citofoni, famigliari che chiamano ripetutamente perché “sei a casa, facciamo due chiacchiere”. In altri casi, poi, ci sono figli piccoli che devono essere intrattenuti per poter lavorare con calma e concentrazione. Ma trovando soluzioni e rimedi ai problemi, si potrà godere di tutti gli aspetti positivi del lavoro da casa.

Organizza la comunicazione con i tuoi colleghi utilizzando piattaforme web che possano favorire la comunicazione a distanza. Le principali piattaforme per lo smart working offrono una serie di funzionalità pensate per consentire alle persone di svolgere la propria attività in team nel modo più efficace possibile, garantendo l’opportunità di vedersi e parlare, ma anche di condividere contenuti, intervenire insieme sui medesimi file, evidenziare le priorità e così via.

Ecco un elenco di alcune delle principali piattaforme di smart working:

1) G-Suite – Precedentemente denominata Google apps for work e Google apps for business, G-Suite è una suite di tool software e strumenti di produttività e collaboration. Essa comprende, Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio cloud per la memorizzazione dei contenuti e la sincronizzazione degli stessi online), Google Hangouts (il sistema che offre, grazie a Meet la possibilità di videoconference online, ma anche messaggistica istantanea e Voice over IP), Google Calendar e Documenti (i programmi gratuiti per preparare file di testo, fogli elettronici e così via).
2) Cisco Webex Meetings – È la piattaforma che consente di condurre riunioni online e video conferenze. Non solo, questa soluzione permette l’interazione tra coloro che partecipano alla riunione stessa grazie al fatto che permette la condivisione di varie tipologie di contenuti, dai testi agli audio/video. I team hanno cioè a disposizione una soluzione che permette loro di avere a disposizione tutto quanto è necessario, avendo la garanzia di poter contare sulla sicurezza dei dati di livello enterprise.
3) Microsoft Teams – Una piattaforma di smart working per la comunicazione e collaborazione unificata che combina chat, videoconferenze ma anche integrazione di applicazioni e archiviazione di file. In pratica, l’hub per la collaborazione di Office 365 consente di lavorare promuovendo massimo coinvolgimento da qualsiasi luogo si stia operando.
4) Skype – Anch’esso parte del mondo Microsoft, è tradizionalmente la soluzione più conosciuta per fare video chiamate, essa offre, più nello specifico, la possibilità di gestire i flussi di comunicazione aziendali nel loro complesso. Sono poi assicurate le opportunità di chattare e condividere documenti e file a tutti i registrati al programma, così come di creare canali che agevolano la suddivisione del lavoro, in modo da organizzare al meglio le comunicazioni.
5) Slack – È il software per la collaborazione aziendale progettato per inviare messaggi in modo istantaneo, sfrutta canali specifici dedicati e può essere integrata con strumenti di produttività. All’interno della piattaforma è infatti possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi tra i più diffusi e utilizzati.
6) Trello – È un software gestionale in stile Kanban (il metodo Kanban, finalizzato ad evitare sovrapposizione tra l’operato dei vari addetti, parte dal presupposto che i processi siano svolti da valle a monte e ciascuna attività realizzata solo quando ce ne è veramente bisogno) e permette a ogni utente di creare la propria scheda che indica le attività di cui occuparsi, scambiarla con altri eccetera. Trello è una piattaforma gratuita di to do List condivisibili con più utenti in ‘bacheche’ di lavoro che scandiscono ad esempio ciò che è ‘da fare’, ciò che ‘è stato fatto’ e cosa è da ‘far approvare’. Recentemente Trello ha messo a disposizione dei modelli con template organizzativi distinti per argomento, come design, ingegneria, istruzione, marketing, produttività e project management.
7) TeamViewer e Sygma Connect – Sono due esempi di piattaforme che consentono l’accesso da remoto al proprio computer o ad altro dispositivo mobile da qualunque device mediante un qualsiasi browser. Ciò significa poter usare tutte le applicazioni di cui si ha bisogno come se ci si potesse servire del proprio dispositivo abitualmente utilizzato per lavorare, operando in modo immediato e senza dover adottare modalità diverse dalle solite sui propri documenti.
8) MindMeister – È un tool pensato per fare brainstorming e generare mappe mentali, permette di sviluppare e condividere idee graficamente. Praticamente consente di prendere appunti e pianificare progetti favorendo, in generale, le varie attività creative. Consente quindi poi di stabilire le priorità, assegnare i compiti ai diversi collaboratori del progetto e indicare i progressi delle attività. In caso di progetti elaborati è possibile sfruttare l’integrazione di MindMeister con MeisterTask e sincronizzare le attività tra mappa mentale e schede progetto.